Co-progettazione e prototipazione al servizio della contabilità nel conciario: il progetto “Conoscere per migliorare” in PGC

P.G.C., azienda conto terzi del distretto conciario, ha visto crescere il suo vantaggio competitivo grazie alla progettazione e successiva prototipazione di un sistema di contabilità analitica data-driven, realizzato in collaborazione con Beam me up: un esempio virtuoso di valorizzazione dei dati aziendali, impiegati allo scopo di conoscere meglio i propri processi e, di conseguenza, poter migliorare.

Il contesto dell’azienda

P.G.C. è un’azienda conto terzi del distretto conciario di Santa Croce sull’Arno. Da 55 anni realizza lavorazioni meccaniche e di rifinizione della pelle e del cuoio: rappresenta un punto di riferimento per l’intero comprensorio. Le sue attività sono caratterizzate da un’elevata qualità dei prodotti finiti e dal continuo investimento nella formazione dei suoi dipendenti e in macchinari di ultima generazione, da cui la costante promozione dell’Industria 4.0 nella ridefinizione dei processi aziendali. L’azienda, tuttavia, non possiede strumenti oggettivi per quantificare sistematicamente i costi sostenuti in produzione e suddividerli tra le diverse lavorazioni realizzate: questo porta ad avere una redazione di preventivi per i clienti basata solo sulla profonda esperienza della dirigenza e sui prezzi applicati in precedenza.

L’obiettivo della collaborazione

È in questo contesto che Beam me up inizia a collaborare con l’azienda conciaria: l’obiettivo del progetto è, fin dal principio, quello di costruire un processo strutturato che permetta di rilevare i costi sostenuti in maniera tempestiva e li attribuisca ad un determinato “oggetto di costo”. Come per ogni sistema di contabilità analitica, il fine è quello di acquisire informazioni il più possibile precise sull’assorbimento delle risorse da parte di ciascun centro di interesse in azienda. Questa conoscenza è spendibile internamente, grazie ad una maggiore consapevolezza rispetto al comportamento dei propri processi, ed esternamente, potendo utilizzare le rilevazioni prodotte dal sistema come leva contrattuale verso clienti insoddisfatti dell’aumento dei prezzi.

Il metodo di lavoro

A fronte di un obiettivo tanto ambizioso, il progetto non può che evolversi seguendo un approccio iterativo e di progressivo avvicinamento alla soluzione finale.

In primo luogo, Beam me up esegue alcune prime analisi all’interno del reparto pilota dell’azienda, studiando i processi al suo interno, identificando gli strumenti di rilevazione dei costi a disposizione e le principali fonti di costo. Questa prima fase ha il duplice scopo di:

• individuare le principali categorie di costo di alto livello;
• comprendere quali di queste potranno essere quantificate in maniera diretta (grazie all’utilizzo di strumenti 4.0 per la raccolta dati) e quali dovranno essere ripartiti tra gli oggetti di costo utilizzando apposite basi di riparto.

La seconda macro-fase del progetto vede il coinvolgimento degli altri reparti: attraverso analisi approfondite e alcuni workshop con la direzione è possibile estendere quanto formalizzato nel reparto pilota ed approfondire il livello di dettaglio nella definizione delle fonti di costo. Il risultato è un documento di progettazione che sintetizza tutte le logiche per la quantificazione e l’attribuzione dei costi a tutti gli oggetti di costo di interesse. In ultimo, le energie della collaborazione convergono verso la realizzazione di un primo prototipo digitale del sistema di contabilità analitica, progettato al fine di abilitare l’azienda nella quantificazione autonoma dei costi a fine giornata per ogni oggetto di costo individuato. Il prototipo è integrato con il sistema informativo aziendale (MES e Gestione cedolini) e necessita di pochissimi input umani per funzionare correttamente.

I risultati e gli sviluppi futuri

Ad oggi, la sinergia tra Beam me up e P.G.C ha consentito a quest’ultima di accrescere la consapevolezza sui costi sostenuti, grazie ad un intenso sforzo progettuale condiviso, scandito dal raggiungimento dei risultati di seguito riportati:

• 11 reparti analizzati;
• 22 capireparto e primi operatori coinvolti;
• più di 50 differenti fonti di costo individuate;
• primo prototipo del modello di riferimento per l’attribuzione dei costi.

Attualmente, l’utilizzo giornaliero del prototipo, oltre che consentire all’azienda di acquisire informazioni sul comportamento dei costi, abilita una continua retroazione sulla progettazione del sistema di contabilità analitica stesso, in modo da migliorarlo costantemente. Infine, l’utilizzo quotidiano del prototipo permetterà, in futuro, la definizione delle specifiche di un vero e proprio software contabile integrabile nel Gestionale dell’azienda, da sviluppare in collaborazione con una Software House.